Dorpsplatform Harmelen

Verslag van de vergadering van het dagelijks bestuur en de voorzitters van de werkgroepen gehouden op 19 mei 2005.

Aanwezig: Marguerite Boersma (interim voorzitter), Teuny van Wijngaarden secretaris. George van Egmond, Ed Janson. Namens de werkgroep Leefbaarheid en Openbare ruimte Marcel Vergnes (voorzitter) en Arie-Jaak Verkade; namens de Werkgroep Zorg en Welzijn Sjarita Soeknandan (voorzitter) en namens de Werkgroep Verkeer Aad van Dijk (voorzitter)

Namens de gemeente: de heren Bart Schnoor en Cees de Bruin (vast contactpersoon gemeente)

Teuny zal de e-mail adressen van het bestuur en de werkgroepen doormailen naar Bart.

1. Opening: Marguerite opent de vergadering en heet ieder welkom. We beginnen de vergadering met een voorstellingsrondje.

2. Verslag van de oprichtingsvergadering gehouden op 19 april 2005: als bijlage is toegevoegd de nadere toelichting op agendapunt 2 door Yolan Koster. Er zijn geen op- of aanmerkingen zodat het verslag en de toelichting worden vastgesteld. De Werkgroep Leefbaarheid en Openbare ruimte is, zoals aanvankelijk ook de bedoeling was in tweeën gesplitst.

3. Positie Platform/Gemeente: het beleid van de gemeente t.a.v. de platforms is vastgelegd in het groene boekje. Er is een conceptconvenant Wijkbeheer Harmelen opgesteld. Het is de bedoeling dat het convenant van de 9 in Woerden functionerende platforms zo veel mogelijk uniform zijn. Dit convenant, dat geldig is tot eind 2006, wordt door Bart Schnoor puntsgewijs toegelicht. Waarbij de volgende aanvullende opmerkingen worden gemaakt:

Ø Overleg met het platform vindt plaats voordat een voorstel naar het college wordt gezonden;

Ø Indien er sprake is van een haastadvies zal het dorpsoverleg adviseren zonder raadpleging van maatschappelijke instellingen:

Ø De subsidie van de gemeente zal € 5000,- a € 6000,= bedragen voor zaalhuur, een website, een dorpskrantje of stukjes in de h.a.h.-bladen. In verband met de grootte van het platform Harmelen zouden wij aanspraak kunnen maken op een hoger bedrag; De aanvraag moet worden ingediend voor 1 april met verantwoording van het voorgaande jaar en een begroting voor het komende jaar;

Ø Marguerite merkt op dat we optimaal gebruik zullen maken van de Wijkconsulent. De kosten hiervan komen niet ten laste van ons budget. Bart zal ideeën voor taken aan ons mailen. Wij maken zelf een keuze. Het ligt voor de hand dat voor Harmelen een functionaris van Schakels of SKW wordt aangetrokken;

Ø Voor de Dorpsschouw worden de bewoners van Harmelen ook betrokken;

Ø Er is een budget van totaal € 25.000,= beschikbaar voor kleine uitgaven voor voorzieningen in de 9 wijken. Hieruit kan ook geput worden voor de start van het nieuwe platform;

Ø Aan de orde wordt gesteld hoe de aansprakelijkheid geregeld is van het platform en of hiervoor een verzekering van kracht is. Men is hier mee bezig en we zullen hier nog van horen.

4. Werkafspraken met de gemeente:

Ø Er wordt voor de platformververgadering een frequentie aangehouden van 4 keer per jaar. Het Dorpsoverleg belegt deze vergadering. Onderwerpen worden 6 weken van tevoren ingebracht. Vraagstelling vanuit de gemeente dient vergezeld te gaan van voldoende achtergrondinformatie, motivering en de te volgen procedure. Werkgroepen brengen zelf onderwerpen ter bespreking in bij het Dagelijks Bestuur. De agenda wordt, na bespreking met het DB en de voorzitters van de werkgroepen, 2 weken voor de vergadering vastgesteld;

Ø Bart zal het reglement voor de werkgroepen aan het secretariaat mailen welke het vervolgens zal doorsturen naar de voorzitters van de werkgroepen (zie bijlage);

Ø 4 (eventueel 6) maal per jaar zal het platform om advies worden gevraagd. De tijdsperiode wordt nog vastgesteld;

Ø bij grote projecten zal het dorpsoverleg tijdig en voorafgaand aan de inspraak worden betrokken;

Ø door de gemeente wordt een schema verstrekt van die zaken die al op de rol staan waarbij ook een analyse van de knelpunten zal worden gegeven;

Ø als er een adviesaanvraag is over een zaak met een technisch of specialistisch karakter dan kan direct contact opgenomen worden met de deskundig ambtenaar.Communicatie tussen de gemeente en het dorpsoverleg vindt plaats door middel van het Dagelijks Bestuur. Ook vragen van de werkgroepen aan ambtenaren worden gesteld door middel van het Dagelijks Bestuur;

Ø Besluiten worden genomen na uitwisseling van standpunten tussen het Dorpsoverleg, maatschappelijke instellingen en de gemeente. Dit wordt vastgelegd in een verslag waarbij met een actielijst wordt gewerkt;

Ø Als de gemeente een principestandpunt heeft ingenomen dan zal dit kenbaar worden gemaakt aan het Dagelijks Bestuur en dat communiceert met de werkgroepen.

Financiën:

Ø Het Dagelijks Bestuur beheert het budget en stelt een begroting op voor dit jaar en eventueel volgend jaar. Bart zal een voorbeeld mailen;

Ø Ed zal contact opnemen met de RABO Bank voor het openen van een rekening.

5. Afspraken Bestuur en werkgroepen:

Ø De voorzitters van de werkgroepen wisselen de verslagen via het secretariaat onderling uit;

Ø Aan de Commissie Leefbaarheid en Ruimte wordt verzocht geen roulerend voorzittersschap te hanteren maar een voorzitter voor minimaal 1 jaar te benoemen. (de contactpersoon van de werkgroep met het DB dient ook de voorzitter te zijn).

Ø De werkgroepen regelen zelf eventuele uitbreiding en kunnen bepaalde zaken delegeren aan een deel van de werkgroep. Globaal kunnen afspraken worden gemaakt maar de werkgroepen kunnen het functioneren zelf regelen.

6. Datum volgende vergadering: de vergadering in dezelfde samenstelling zal plaatsvinden op 23 juni 2005.

7. Datum vergadering Dorpsplatform: deze vergadering zal worden gehouden op 6 oktober 2005.

Aan de orde kan dan komen zaken die al in behandeling zijn, zoals:

- plan speelvoorzieningen;

- nieuwbouw Julianalaan;

- het Koningspark.

8. Rondvraag en sluiting: van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. De vergadering wordt gesloten.

Harmelen, juni 2005

Teuny van Wijngaarden –secretaris